Política de Tratamiento de los Datos Personales

Política de Tratamiento de los Datos Personales

CONSIDERACIONES GENERALES

Conscientes de la importancia que tiene la protección y el buen manejo de la información personal suministrada los titulares de la información, DATA KNOW S.A.S., identificada con NIT. 901212206 – 9– en adelante DATAKNOW, quien actúa como responsable de la información recibida, ha diseñado la presente política y procedimientos que en conjunto permiten hacer un uso adecuado de sus datos personales.

Conforme a lo dispuesto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, el cual desarrolla el derecho fundamental al hábeas data, referido al derecho que tienen todos los ciudadanos de conocer, actualizar, rectificar los datos personales que existan sobre ella en bases de datos y en archivos tanto de bases públicas como privadas, lo cual se relaciona indefectiblemente con el manejo y tratamiento de la información que los receptores de información personal deben tener en cuenta. Dicho derecho se ha desarrollado mediante la expedición de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, con base en los cuales DATAKNOW en calidad de RESPONSABLE de los datos personales que recibe, maneja y trata la información y procede así a expedir la presente política de tratamiento de datos personales, la cual se pone en conocimiento del público para que conozcan la manera como DATAKNOW trata su información. Lo dispuesto en la presente política de tratamiento de datos personales es de obligado cumplimiento por parte de DATAKNOW, sus administradores, trabajadores, contratistas y terceros con los que DATAKNOW entable relaciones de cualquier índole.

OBJETIVO

Con la implementación de ésta política, se pretende garantizar la reserva de la información y la seguridad sobre el tratamiento que se le dará a la misma a todos los clientes, proveedores, empleados y terceros de quienes DATAKNOW ha obtenido legalmente información y datos personales conforme a los lineamientos establecidos por la ley regulatoria del derecho al Habeas Data. Asimismo, a través de la expedición de la presente política se da cumplimiento a lo previsto en el literal K del artículo 17 de la referida ley.

DEFINICIONES

• Autorización:Consentimiento previo, expreso e informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento. Esta puede ser escrita, verbal o mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que el titular otorgó autorización.
• Base de Datos:Es el conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.
• Consulta:Solicitud del titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la ley para conocer la información que reposa sobre él en bases de datos o archivos.
• Dato personal:Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Estos datos se clasifican en sensibles, públicos, privados y semiprivados.
• Dato personal público:Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, registros públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Son públicos los datos personales existentes en el registro mercantil de las Cámaras de Comercio (Artículo 26 del C.Co.).

Asimismo, son datos públicos, los que, en virtud de una decisión del titular o de un mandato legal, se encuentren en archivos de libre acceso y consulta. Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.

• Dato personal privado.Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona titular del dato. Ejemplos: libros de los comerciantes, documentos privados, información extraída a partir de la inspección del domicilio.

• Dato personal semiprivado.Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no

• sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como, entre otros, el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.

• Dato personal sensible:Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros).
  Para efectos de la presente política, DATAKNOW advierte el carácter facultativo que tiene el titular del dato personal para suministrar este tipo de información en los casos en los cuales, eventualmente, puedan solicitarse.
• Encargado del tratamiento:Persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable del tratamiento.

Estar “Autorizado”, es DATAKNOW y todas las personas bajo la responsabilidad del mismo, que por virtud de la autorización y de la Política tienen legitimidad para someter a tratamiento los datos personales del titular. El Autorizado incluye al género de los Habilitados.

• “Habilitación”o estar “Habilitado”, es la legitimación que expresamente y por escrito mediante contrato o documento que haga sus veces, otorgue DATAKNOW a terceros, en cumplimiento de la ley aplicable, para el tratamiento de datos personales, convirtiendo a tales terceros en encargados del tratamiento de los datos personales entregados o puestos a disposición.
• Sistema de Inteligencia Artificial: Un sistema basado en máquinas que, con objetivos explícitos o implícitos, infiere a partir de la entrada que recibe cómo generar salidas como predicciones, contenido, recomendaciones o decisiones que pueden influir en entornos físicos o virtuales. Los diferentes sistemas de IA varían en sus niveles de autonomía y adaptabilidad después de su implementación. ^[1]

• Reclamo:Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o cuando adviertan que existe un presunto incumplimiento del régimen de protección de datos, según el Artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
• Reglamento General de Protección de Datos Personales (RGPD)/ (GDPR en Inglés) General Data Protection Regulation: es la normativa que regula la protección de los datos de los ciudadanos que vivan en la Unión Europea.
• Requisito de procedibilidad:El titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento, lo anterior según el Artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.
• Responsable del Tratamiento:Persona que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Titular del dato:Es la persona natural a que se refieren la información.
• Transferencia:La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión:Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) y que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
• Tratamiento:Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales como, entre otros, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o supresión de esa clase de información.

PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El tratamiento de datos personales debe realizarse respetando las normas generales y especiales sobre la materia y para actividades permitidas por la ley. En consecuencia, se aplican para efectos de la presente política, los siguientes principios:

• Principio de legalidad:El tratamiento de datos es una actividad reglamentada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
• Principio de finalidad:El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley.
• Principio de libertad:El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• Principio de veracidad o calidad:La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de transparencia:En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierne.
• Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley.
• Principio de seguridad:La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de confidencialidad:Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo

• realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

En concordancia con las disposiciones legales vigentes, son derechos de los titulares de la información personal los siguientes:

• Derecho a conocer, actualizar, rectificar, consultar sus datos personales en cualquier momento frente a DATAKNOW respecto a los datos que considere parciales, inexactos, incompletos, fraccionados y aquellos que induzcan a error o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Derecho a solicitar en cualquier momento una prueba de la autorización otorgada a DATAKNOW salvo en aquellos casos en los que legalmente el Responsable está liberado de tener autorización para tratar los datos del titular.
• Derecho a ser informado por DATAKNOW previa solicitud del titular de los datos, respecto del uso que le ha dado a los mismos.
• Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas que considere pertinentes para hacer valer su derecho al Habeas Data.
• Derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión de algún dato cuando considere que DATAKNOW no ha respetado sus derechos y garantías constitucionales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando no exista relación contractual y no se haya respetado lo establecido por la ley para el tratamiento de los datos personales del Titular.
• Derecho a acceder en forma gratuita a los datos personales que voluntariamente decida compartir con DATAKNOW. El Titular podrá consultarlos al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

REGLAMENTO GENERAL DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES (“GDPR”)

DATAKNOW es el responsable del tratamiento a los efectos del Reglamento General de Protección de Datos (UE) 2016/679 («GDPR»); y la «información personal» tal y como se

utiliza en esta Política de tratamiento de datos personales, según se define en el Artículo 4(1) del GDPR.

Todo Cliente, proveedor, empleado o tercero que se encuentre en la Unión Europea, y que entregue información de datos personales, de acuerdo con el Reglamento General de Protección de Datos Personales (RGPD)/ (GDPR en Inglés) General Data Protection Regulation (en adelante “RGPD”), DATAKNOW implementa su recolección y tratamiento de datos, de conformidad con la normatividad legal vigente, por lo cual DATAKNOW adecua y posee lo siguiente:

• Cuenta con un protocolo de seguridad establecido e implementado por todo el equipo de trabajo, el cual está capacitado con todas las normas de seguridad sobre los datos personales que se recolectan y almacenan en DATAKNOW, para un uso apropiado de esta información.

• Utiliza para el manejo de la información, herramientas e integraciones con que cumplen con el reglamento RGPD/GDPR con fines específicos sin derecho a ser compartidos o usados con un propósito distinto al que autorizó inicialmente el titular.

• Cumple con los principios generales del RGPD/GDPR en cuanto a calidad de los datos, consentimiento y derecho de información; y les ofrece a todos los titulares de los datos, los derechos de acceso, rectificación, portabilidad de los datos, restricción, supresión y oposición.

• Cumple con los criterios generales de licitud, lealtad y transparencia del tratamiento de datos. Los fines están determinados, explícitos y son legítimos.

• Aplica la minimización de datos, al recolectar sólo los datos adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario. Garantiza la exactitud y actualización de estos y los conserva sólo por el tiempo necesario para los fines del tratamiento.

• Adecua las medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado.

INFORMACIÓN RECOLECTADA

Los datos personales que DATAKNOW recolecta de los Titulares podrán variar dependiendo de la relación que estos tengan con la misma y de las finalidades para las cuales sean tratados. En este sentido, podrán incluir, entre otros, los siguientes:

(i) Nombre completo. (ii) Tipo y número de documento de identidad. (ii) Género. (iv) Correo electrónico personal y/o institucional. (v) Número telefónico (fijo y/o móvil). (vi) Ubicación. (vii) Fecha de nacimiento. (viii) Estado civil. (ix) Nacionalidad. (x) Dirección de residencia. (xi) Profesión. (xii) Historial académico. (xiii) Experiencia laboral. (xiv) datos financieros (cuentas bancarias) (xv)Referencias personales y/o laborales. (xvi) Dirección IP de contacto. (xvii) Cookies.

Estos datos pueden ser almacenados y/o procesados en servidores ubicados en centro de procesamiento de datos ya sean propios o contratados con proveedores, localizados en distintos países, lo cual es autorizado por los Titulares al aceptar la presente política de tratamiento y protección de los datos personales.

DATAKNOW se reserva el derecho a mejorar, actualizar, modificar, suprimir cualquier tipo de información, contenido, dominio o subdominio, que pudiera aparecer en el sitio web, sin que exista obligación de preaviso, entendiéndose como suficiente con la publicación en los sitios web de DATAKNOW. Para la solución de peticiones legales o internas y para la prestación u ofrecimiento de nuevos servicios o productos.

TRATAMIENTO, MECANISMOS GENERALES Y FINALIDADES

1. Versión: 3.0 Vigencia: 21/09/2026 Página 9 de 28

   TRATAMIENTO

DATAKNOW S.A.S., en calidad de Responsable del Tratamiento, podrá recolectar, almacenar, organizar, consultar, usar, actualizar, circular, transmitir, transferir, suprimir y, en general, realizar cualquier operación sobre los datos personales de los Titulares, ya sea de forma manual o automatizada, que resulte necesaria para el desarrollo de su objeto social y el cumplimiento de las finalidades previstas en la presente Política. Dichas operaciones podrán realizarse directamente o a través de terceros que actúen en calidad de Encargados del Tratamiento, de conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, las Circulares Externas de la Superintendencia de Industria y Comercio y demás normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.

El Tratamiento de los datos personales se realizará bajo los principios de legalidad, finalidad, libertad, transparencia, veracidad o calidad, acceso y circulación restringida, seguridad, confidencialidad, responsabilidad demostrada (accountability) y demás principios establecidos en la normatividad vigente.

1. USO DE TECNOLOGÍAS, PROCESOS AUTOMATIZADOS E INTELIGENCIA ARTIFICIAL (IA)

En desarrollo de sus actividades, DATAKNOW podrá emplear herramientas tecnológicas, procesos automatizados y sistemas de inteligencia artificial para apoyar la prestación de sus servicios, optimizar procesos internos, fortalecer la seguridad de la información, desarrollar soluciones tecnológicas, realizar análisis de información, mejorar la experiencia de los Titulares y ejecutar las finalidades autorizadas.

Cuando DATAKNOW utilice sistemas de inteligencia artificial u otras tecnologías para el tratamiento de datos personales, lo realizará en cumplimiento de la legislación colombiana sobre protección de datos personales y de las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio, observando criterios de licitud, necesidad, proporcionalidad, transparencia y seguridad. Asimismo, procurará incorporar criterios de privacidad desde el diseño y por defecto (Privacy by Design y Privacy by Default) en el desarrollo e implementación de procesos y soluciones tecnológicas y, cuando resulte procedente y técnicamente viable, podrá implementar medidas como la minimización,

anonimización o seudonimización de los datos personales, de acuerdo con la naturaleza del tratamiento y los riesgos identificados.

Previo al desarrollo o despliegue de soluciones tecnológicas o sistemas de inteligencia artificial que, de acuerdo con la naturaleza del tratamiento o el nivel de riesgo identificado, puedan generar una afectación significativa para los derechos y libertades de los Titulares, DATAKNOW evaluará la necesidad de realizar y documentar un Estudio de Impacto de Privacidad (EIP), con el fin de identificar, analizar y, cuando corresponda, implementar medidas para prevenir, mitigar o gestionar los riesgos asociados al tratamiento de datos personales.

Dicho Estudio de Impacto de Privacidad deberá contener, como mínimo: (a) una descripción detallada de las operaciones de tratamiento de datos personales involucradas; (b) una evaluación de los riesgos específicos para los derechos y libertades de los Titulares; y (c) las medidas previstas para evitar la materialización de dichos riesgos, incluyendo medidas de seguridad, de diseño de software y demás mecanismos que garanticen la protección de los datos personales.

El uso de herramientas tecnológicas o sistemas de inteligencia artificial no limitará ni restringirá el ejercicio de los derechos de los Titulares, ni dará lugar a decisiones individuales totalmente automatizadas sin que medie la debida información y las garantías legales aplicables.

1. OBTENCIÓN DE LA AUTORIZACIÓN Y DATOS DE TERCEROS

El tratamiento de datos personales se realizará previa autorización libre, expresa e informada del Titular, salvo en los eventos expresamente exceptuados por la ley. La autorización podrá ser obtenida a través de cualquier medio que permita su consulta posterior (contratos, página web, formularios, medios digitales, redes sociales, eventos presenciales) o mediante conductas inequívocas del Titular.

Cuando un Titular suministre a DATAKNOW información personal de terceros (tales como cónyuges, familiares, referencias o empleados), declara y garantiza que cuenta con la autorización previa y expresa de dichos terceros para entregar sus datos bajo las finalidades

aquí previstas. DATAKNOW no asume la obligación de verificar la veracidad, suficiencia o autenticidad de la información suministrada sobre terceros, siendo el informante el único responsable frente a cualquier reclamación.

Cuando DATAKNOW reciba datos personales de los representantes legales, administradores o trabajadores designados por sus clientes o proveedores persona jurídica, para la suscripción y ejecución de la relación contractual, dicha persona jurídica deberá garantizar que cuenta con la autorización previa, expresa e informada de dichos Titulares para compartir su información con DATAKNOW.

DATAKNOW reconoce que la información personal disponible o accesible en internet o fuentes abiertas no ostenta, por ese solo hecho, el carácter de dato público. En consecuencia, no se realizará recolección o tratamiento de datos personales privados, semiprivados o sensibles en internet sin contar con la correspondiente autorización previa, expresa e informada del Titular.

1. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES, MENORES DE EDAD E IMAGEN/VOZ

1. Datos Sensibles: Por regla general, DATAKNOW no realiza tratamiento de datos sensibles. No obstante, cuando dicho tratamiento sea necesario, se informará previamente al Titular el carácter facultativo de responder preguntas sobre este tipo de datos, la identificación de los datos sensibles requeridos y las finalidades específicas de su tratamiento, obteniendo la autorización correspondiente.

1. Niños, Niñas y Adolescentes: DATAKNOW evitará, como regla general, la recolección y tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes. Cuando excepcionalmente sea necesario realizar dicho tratamiento, se garantizará el respeto de sus derechos fundamentales y su interés superior, y se tendrá en cuenta su opinión, de acuerdo con su madurez, autonomía y capacidad para comprender el asunto. Cuando corresponda, DATAKNOW solicitará la autorización de quien se encuentre facultado legalmente para otorgarla. En todo caso, el suministro de datos personales de niños, niñas y adolescentes será de carácter facultativo, salvo que exista una obligación legal que disponga lo contrario.

1. Uso de Imagen y Voz: DATAKNOW podrá realizar la captura, fijación, almacenamiento, reproducción y uso de la imagen y/o voz de los Titulares mediante fotografías, videos, entrevistas, sistemas de videovigilancia o grabaciones en eventos y actividades corporativas presenciales o virtuales, con el fin de documentar, comunicar o promover sus actividades institucionales, comerciales o publicitarias, de conformidad con lo establecido en esta Política y las autorizaciones específicas otorgadas.

1. CIRCULACIÓN Y TRANSMISIÓN/TRANSFERENCIA INTERNACIONAL

DATAKNOW S.A.S. podrá realizar la transmisión o transferencia de datos personales a nivel nacional o internacional con aliados comerciales, empresas matrices, filiales, subsidiarias, vinculadas económicas y/o terceros proveedores de servicios (tales como proveedores de infraestructura tecnológica, servicios en la nube, consultores y procesadores de datos), con el fin de cumplir las finalidades autorizadas en la presente Política y desarrollar su objeto social.

Para el desarrollo de estas operaciones, se observarán las siguientes reglas:

Transmisión Internacional a Encargados: DATAKNOW podrá enviar o transmitir datos personales a uno o varios Encargados ubicados dentro o fuera de la República de Colombia cuando: a) Cuente con la autorización previa, expresa e informada del Titular; o b) Sin contar con dicha autorización, exista entre DATAKNOW (en calidad de Responsable) y el Encargado un contrato de transmisión de datos personales en los términos del artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015.

Transferencia Internacional a Responsables: La transferencia internacional de datos personales a otros Responsables (incluyendo empresas vinculadas o filiales en el exterior) procederá únicamente cuando el país de destino proporcione un nivel adecuado de protección de datos, se configure alguna de las excepciones previstas en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, o medie autorización expresa del Titular.

Garantías y Cláusulas Contractuales Modelo: Cuando, para el desarrollo de sus actividades, DATAKNOW deba realizar transmisiones o transferencias internacionales de datos personales, adoptará las medidas jurídicas, técnicas y organizacionales necesarias para garantizar un nivel adecuado de protección de la información, de conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio. Para tal efecto, podrá implementar, cuando corresponda, acuerdos de transmisión de datos, cláusulas contractuales modelo u otros mecanismos jurídicos previstos en la normativa aplicable, procurando que los terceros receptores asuman obligaciones equivalentes en materia de confidencialidad, seguridad y protección de los datos personales

1. SEGURIDAD Y RETENCIÓN DE LA INFORMACIÓN

DATAKNOW ha adoptado e instalado medidas de seguridad técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar la pérdida, adulteración, uso indebido, consulta o acceso no autorizado a los datos personales. En caso de que el Titular solicite la revocatoria de la autorización o la supresión de sus datos, DATAKNOW procederá con la eliminación de los mismos, salvo cuando exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos o cuando la conservación de cierta información sea estrictamente necesaria para efectos contables, tributarios, prevención del fraude o atención de requerimientos judiciales y administrativos.

1. FINALIDADES

DATAKNOW informa a los Titulares que sus datos personales podrán ser tratados para las finalidades generales descritas en el literal A de esta Política, aplicables a todos los Titulares, así como, según el tipo de relación que mantengan con DATAKNOW, para las finalidades adicionales y específicas descritas en el literal B, correspondiente a Colaboradores, y en el literal C, correspondiente a Clientes y Proveedores.

El tratamiento de los datos personales podrá ser realizado directamente por DATAKNOW o por intermedio de sus contratistas, consultores, asesores, proveedores y/o terceros que actúen como encargados del tratamiento, quienes podrán realizar, de acuerdo con las

finalidades autorizadas y en el marco de sus funciones, una o varias operaciones sobre la totalidad o parte de los datos personales, incluyendo, entre otras, la recolección, almacenamiento, uso, circulación, clasificación, actualización, transmisión, transferencia y supresión (el “Tratamiento”).

Las finalidades específicas aplicables a cada Titular se determinarán de acuerdo con la relación que este mantenga con DATAKNOW y se encuentran descritas a continuación:

1. Finalidades Generales (Aplicables a todo Titular)

1. Ejecutar el objeto social y las actividades relacionadas con este, de carácter financiero, legal, contable, auditor, entre otros.
2. Mejorar los servicios de DATAKNOW mediante el estudio del comportamiento del Titular a través de cookies, para adaptarlos a sus gustos y necesidades.
3. Utilizar los datos del Titular para fines investigativos, analíticos y estadísticos orientados al desarrollo de productos o servicios relacionados con la ejecución del objeto social de DATAKNOW.
4. Dar cumplimiento a las obligaciones en cabeza del Responsable derivadas de relaciones comerciales o jurídicas establecidas con clientes, proveedores, colaboradores y Titulares en general.
5. Cuando resulte aplicable de acuerdo con la relación que el Titular mantenga con DATAKNOW, realizar la diligencia de consulta y reporte de información financiera, comercial y crediticia.
6. Realizar las verificaciones, consultas y demás actividades de debida diligencia que resulten aplicables para la prevención y gestión de riesgos relacionados con el lavado de activos, la financiación del terrorismo y demás conductas ilícitas, de conformidad con la normativa aplicable y las políticas internas de DATAKNOW.
7. Transferir o transmitir los datos personales del Titular a aliados, empresas filiales, subsidiarias y/o vinculadas económicas, proveedores y terceros, nacionales o extranjeros, para las finalidades establecidas en esta Política. Cuando dicha transferencia se realice hacia países que cuenten con un nivel adecuado de protección de datos personales, conforme a los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio, se efectuará con sujeción a dichos estándares. Cuando se realice hacia países que no cuenten con dicho nivel
   

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   adecuado, DATAKNOW la llevará a cabo únicamente cuando se configure alguna de las excepciones previstas en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, mediante la suscripción de cláusulas contractuales modelo u otro mecanismo jurídico aplicable, o cuando medie la autorización expresa del Titular.

8. Enviar mensajes o realizar llamadas con fines informativos, para actualizar datos personales o verificar la identidad del Titular por razones de seguridad, a través de cualquier medio suministrado por este.
9. Prevenir abusos y fraudes en el uso de los servicios de DATAKNOW.
10. Seguridad y control de acceso. Captar, almacenar y analizar la imagen y/o voz del Titular a través de los sistemas de videovigilancia y/o control de acceso ubicados en las instalaciones de DATAKNOW, con el fin de garantizar la seguridad, controlar el ingreso a las instalaciones y verificar o autenticar la identidad del Titular.
11. Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos realizadas por Titulares, organismos de control y demás autoridades que, en virtud de la ley aplicable, deban recibir los datos personales.

1. Finalidades para Colaboradores

1. Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por DATAKNOW con los trabajadores titulares de la información, en relación con el pago de salarios, prestaciones sociales y demás obligaciones consagradas en el contrato de trabajo y la normatividad laboral vigente.
2. Informar al trabajador las novedades que se presenten en desarrollo del contrato de trabajo y hasta después de su finalización.
3. Realizar estudios internos sobre los hábitos del trabajador titular de la información, o solicitar información personal para el desarrollo de programas o sistemas de gestión.
4. Trasladar, a título de transmisión o transferencia, la información recibida a las entidades judiciales y/o administrativas cuando ello sea necesario para el cumplimiento de las obligaciones de DATAKNOW como empleador en materia laboral, seguridad social, pensiones, riesgos profesionales, cajas de compensación familiar e impuestos.
5. Gestionar y desarrollar los procesos de selección de personal adelantados por DATAKNOW, incluyendo la evaluación de perfiles, verificación de información,
   

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   búsqueda de antecedentes judiciales, comunicación con los postulantes y demás actividades necesarias para la correcta administración del proceso.

6. Tratamiento mediante inteligencia artificial. En virtud de la Política de Uso de Inteligencia Artificial de DATAKNOW, el tratamiento de datos personales mediante herramientas de inteligencia artificial se realizará exclusivamente respecto de los datos personales de los colaboradores de DATAKNOW, y estará sujeto a los niveles de sensibilidad y controles establecidos en dicha Política. DATAKNOW podrá tratar datos personales identificables de sus colaboradores mediante dichas herramientas exclusivamente para: (a) la gestión, seguimiento y reporte de proyectos internos; (b) la gestión del desempeño, asignación de personal y encuestas de clima organizacional; (c) el gobierno, clasificación y control de calidad de los datos de DATAKNOW; y (d) para la automatización de procesos de gestión humana y de la administración. Los datos personales de clientes, proveedores, sus representantes legales o trabajadores designados no serán tratados mediante herramientas de inteligencia artificial. Cuando corresponda, se aplicarán medidas de anonimización o seudonimización de los datos y las condiciones previstas en la sección “Datos sensibles” de la presente Política. En ningún caso este tratamiento dará lugar a decisiones individuales totalmente automatizadas que afecten al Titular sin la debida información y las garantías legales aplicables.
7. Captar, registrar, almacenar, reproducir y utilizar la imagen y/o voz del Titular mediante fotografías, videos, grabaciones de audio o video, entrevistas, reuniones presenciales o virtuales, actividades corporativas, eventos, capacitaciones, procesos de gestión laboral y demás actividades relacionadas con la relación laboral, con el fin de documentar, gestionar, soportar, comunicar o divulgar actividades, procesos e información de DATAKNOW, tanto para fines internos como, cuando corresponda, para fines institucionales, comerciales o publicitarios.

La imagen y/o voz del Titular podrá ser tratada mediante herramientas tecnológicas, incluidas herramientas de inteligencia artificial, para finalidades relacionadas con la gestión y documentación de las actividades de DATAKNOW, tales como la transcripción y elaboración de actas o resúmenes de reuniones, generación y presentación de informes, elaboración de documentos o piezas de comunicación internas o externas, edición o transformación de contenidos

audiovisuales y apoyo en la organización y gestión de información derivada de reuniones, capacitaciones, eventos y demás actividades corporativas.

Cuando el tratamiento tenga como finalidad la divulgación o promoción de DATAKNOW, la imagen y/o voz podrá ser utilizada en medios físicos o digitales, incluyendo el sitio web institucional, redes sociales, presentaciones corporativas, material comercial, institucional o publicitario y otros canales de comunicación de DATAKNOW.

1. Configuración de mecanismos de autenticación biométrica en equipos de cómputo. Los colaboradores de DATAKNOW podrán, de manera opcional y a su propia discreción, configurar mecanismos de autenticación biométrica (tales como huella dactilar u otros sistemas de reconocimiento biométrico disponibles) en los equipos de cómputo asignados por DATAKNOW, con el fin de facilitar y dar mayor seguridad al acceso a dichos equipos. La configuración de dichos mecanismos es facultativa y corresponde exclusivamente al colaborador activarla, gestionarla o desactivarla. Los datos biométricos correspondientes se almacenan de forma local en el dispositivo, sin que DATAKNOW recolecte, tenga acceso o almacene dicha información en sus sistemas o bases de datos centralizadas.
2. Control de acceso al inmueble. DATAKNOW podrá compartir el nombre e identificación de sus colaboradores con la administración, copropiedad o empresa de seguridad del edificio o inmueble donde se encuentren ubicadas sus instalaciones, con el único fin de permitir y controlar su ingreso a dichas instalaciones. Dicha administración actúa como Responsable independiente respecto de los sistemas de control de acceso o reconocimiento biométrico que opere para sus propios fines de seguridad, frente a los cuales DATAKNOW no tiene control, injerencia ni responsabilidad. DATAKNOW informará a sus colaboradores sobre la existencia de dichos mecanismos y sobre el carácter facultativo del escaneo biométrico, cuando así lo disponga la administración del inmueble.

1. Finalidades para Clientes y Proveedores

1. Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por DATAKNOW con sus clientes y/o proveedores.
2. Enviar información sobre cambios en las condiciones de los servicios adquiridos, y notificar sobre nuevos servicios o productos.

3. Versión: 3.0 Vigencia: 21/09/2026 Página 18 de 28

   Gestionar procesos de facturación, cobro, pagos, cuentas por cobrar y por pagar, conciliaciones, retenciones, obligaciones tributarias y demás actividades financieras.

4. Realizar evaluaciones periódicas de los servicios de DATAKNOW con el fin de mejorar su calidad.
5. Enviar mensajes de texto, correos electrónicos, mensajes de datos o realizar llamadas con fines de publicidad de los servicios de DATAKNOW, sus asociados o proveedores, actualmente y en el futuro, así como para gestión de cobro, invitaciones a eventos, boletines y gestión propia de la relación contractual, dentro del horario establecido por la norma aplicable, a través de cualquier medio suministrado por el Titular.
6. Elaborar estudios y programas necesarios para determinar hábitos de consumo.
7. Realizar encuestas de satisfacción, las cuales el Titular no queda obligado a contestar.
8. Evaluar, seleccionar, contratar, administrar y hacer seguimiento a proveedores, contratistas, consultores y demás terceros, incluyendo la verificación de la información necesaria para establecer y mantener dichas relaciones.

SEGURIDAD

En el tratamiento de los datos personales objeto de regulación en esta política, DATAKNOW  adoptará medidas de seguridad física, lógicas y administrativas.

DATAKNOW adopta las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias y que se encuentren a su alcance para mantener la seguridad de la información de los Titulares y procura evitar  su pérdida, adulteración, acceso o consulta de terceros no autorizados a la Plataforma interna donde se almacenan, a través de mecanismos aceptables en la Industria  sin embargo ningún método de transmisión por Internet, o método de almacenamiento electrónico, es 100% seguro y los cuando los Titulares  de la información ingresan sus datos personales aceptan y entienden esta situación  por lo tanto, DATAKNOW no garantiza que nunca se produzcan accesos no autorizados.

DATA KNOW S.A.S. gestionará los incidentes de seguridad que comprometan datos personales de conformidad con la legislación aplicable y las instrucciones impartidas por la

Superintendencia de Industria y Comercio. Cuando la naturaleza del incidente lo justifique, se evaluará la necesidad de informar a los Titulares afectados y de adoptar las medidas necesarias para mitigar los riesgos derivados del incidente. Lo anterior, sin perjuicio del cumplimiento de las obligaciones de notificación que hayan sido pactadas contractualmente con clientes, proveedores o terceros, cuando estas resulten aplicables.

Así mismo, informará a la Superintendencia de Industria y Comercio dentro de los plazos legales aplicables.

Todos los empleados y terceros han suscrito cláusulas de confidencialidad en sus contratos y están comprometidos con la manipulación adecuada de las bases de datos atendiendo a los lineamientos sobre tratamiento de la información establecida en la Ley.

Riesgos de Seguridad que debe tener en cuenta cuando realiza transacciones en Internet:

1. Se puede presentar que un Cliente sea engañado por medio de correos electrónicos o algún engaño de servidores DNS, para visitar un sitio falso que presente el mismo diseño, pero donde los datos de la tarjeta sean cargados en el sistema falso, robando información del tarjeta habiente. Por lo cual es importante generar la cultura, que los Clientes para realizar transacciones deben entrar directamente por los dominios conocidos para disminuir los riesgos.
2. Se puede presentar que el computador donde el Cliente esté realizando la transacción, tenga instalado sin conocimiento previo, algún software espía o mal intencionado que capture todo lo digitado por el teclado o capture información de dispositivos de entrada y sean enviados a alguna red o host en internet. Por lo anterior, se recomienda en lo posible que la transacción sea realizada en el computador de la casa o la oficina.
3. Se podría presentar suplantación del titular que el titular se niegue haberlo enviado y/o recibido la transacción y sea utilizada por un tercero.

Se recomienda que desde el equipo donde realizan transacciones electrónicas, tenga un antivirus actualizado y activo para mitigar los riesgos de fraude.

Cookies y almacenamiento de información local

Al igual que otros sitios web, DATAKNOW utiliza ciertas tecnologías, tales como cookies, y device fingerprinting, que nos permiten hacer de su visita a nuestro sitio más fácil y eficiente, suministrándole un servicio personalizado y reconociéndole cuando el Titular vuelva a nuestro sitio. Para efectos de la presente Política «cookies» se identificará como los archivos de texto de información que un sitio web transfiere al disco duro de la computadora de los Titulares con el objeto de almacenar ciertos registros y preferencias.

1. Los sitios web pueden permitir publicidad o funciones de terceros que envíen «cookies» a las computadoras de los titulares.
2. Las cookies se asocian únicamente con un usuario anónimo y su ordenador, y no proporcionan por sí el nombre y apellidos del mismo, en muchos casos, el Titular podrá navegar por cualquiera de los sitios web de DATAKNOW anónimamente. Cuando el Titular accede a cualquier sitio web de DATAKNOW, se graba su dirección IP (la dirección de Internet de su ordenador), para que nos dé una idea de qué partes del sitio web visita y cuánto tiempo pasa en cada sección. No unimos su dirección IP a ninguna información personal suya, salvo que el Titular se haya registrado con nosotros y haya entrado al sistema utilizando su perfil.
3. Por ello, es posible que en determinadas aplicaciones DATAKNOW reconozca a los usuarios después de que éstos se hayan registrado por primera vez, sin que se tengan que registrar en cada visita para acceder a las áreas y servicios o productos reservados exclusivamente a ellos.
4. En otros servicios será necesaria la utilización de determinadas claves de acceso, e incluso el uso de un certificado digital, en las características que se determinen.
5. Las cookies utilizadas no pueden leer los archivos cookies creados por otros proveedores. DATAKNOW cifra los datos identificativos del usuario para mayor seguridad.
6. Para utilizar el sitio web de DATAKNOW, no resulta necesario que el usuario permita la instalación de las cookies enviadas por DATAKNOW, sin perjuicio de que en tal caso será necesario que el usuario se registre en cada uno de los servicios cuya prestación requiera el previo registro.

DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
• Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la superintendencia de industria y comercio.
• Actualizar la información del Titular, comunicando en el debido tiempo al Encargado, todas las novedades sobre los datos que haya suministrado el Titular y realizar todo lo necesario para que la información del Titular se mantenga actualizada.
• Rectificar la información del Titular cuando sea incorrecta y comunicarlo al Encargado del Tratamiento.
• Tramitar las consultas del Titular y reclamos que tenga el Titular en los términos de ley.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
• Garantizar que la información que entreguemos a un Encargado sea real, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Exigir del Encargado condiciones adecuadas de seguridad y privacidad de la información del Titular en todo momento.

DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.
• Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente ley.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la superintendencia de industria y comercio.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
• Informar a la superintendencia de industria y comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la superintendencia de industria y comercio.

OBLIGATORIEDAD DE LA POLÍTICA.

Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos los empleados, los contratistas y terceros que obran en nombre de DATAKNOW.

Todos los empleados de DATAKNOW deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones. En los casos en que no exista vínculo laboral se deberá incluir una cláusula contractual para que quienes obren en nombre de DATAKNOW, se obliguen a cumplir la presente política.

El incumplimiento de la misma, acarreará sanciones de tipo laboral o responsabilidad contractual, según el caso. Lo anterior, sin perjuicio del deber de responder

patrimonialmente por los daños y perjuicios que cause a los titulares de los datos o a DATAKNOW por el incumplimiento o el indebido tratamiento de datos personales.

DEL ENVÍO DE COMUNICACIONES ELECTRÓNICAS, TELEFÓNICAS O DE CUALQUIER NATURALEZA:

Toda persona que utilice la dirección de correo electrónico corporativo de DATAKNOW para remitir desde la misma mensajes o que emplee otros medios de comunicación (teléfono, chat, etc), deberá asegurarse de cumplir lo siguiente:

• Utilizar el correo electrónico y demás medios de comunicación únicamente para fines lícitos e institucionales.
• Los mensajes corporativos sólo pueden ser enviados por las personas previamente autorizadas por el (la) representante legal de DATAKNOW. Por ejemplo, las campañas publicitarias o de marketing sólo pueden ser enviadas por quien esté previamente autorizado para dicho efecto y no por cualquier persona de DATAKNOW.
• Únicamente remitir mensajes a personas respecto de las cuales se tenga autorización previa, expresa e informada para enviarle comunicaciones a su dirección de correo electrónico. Para el efecto, antes de enviar el mensaje se debe verificar si se cuenta con dicha autorización, salvo que se trate de direcciones de correo que son datos públicos como, entre otras, direcciones corporativas o relacionadas con la profesión u oficio de una persona.
• No se puede enviar correos a personas que no estén en la base de datos de DATAKNOW, ni es permitido enviar comunicaciones a destinatarios (as) cuyos datos se hayan obtenido a título personal –no institucional- como, por ejemplo, amigos, ex clientes, familiares, entre otros.
• Remitir el mensaje de manera que el destinatario sólo pueda ver su dirección de correo y no tenga acceso a las direcciones de correo de otros eventuales destinatarios de la misma comunicación.
• No puede enviarse información confidencial o privada de DATAKNOW sin contar con la previa autorización de representante legal de la sociedad.
• La dirección de correo de DATAKNOW es personal, intransferible y para uso institucional o corporativo. Por lo tanto está prohibido facilitar la cuenta de correo

• para el envío de información de usuarios externos o para actividades personales o diferentes a las autorizadas por el representante legal de DATAKNOW.

Todo lo anterior también es aplicable a las comunicaciones que se realicen telefónicamente o por cualquier otro medio.

VIDEO VIGILANCIA

• DATAKNOW utiliza diversos medios de videovigilancia instalados en diferentes sitios internos y externos de nuestras instalaciones u oficinas.
• DATAKNOW informa sobre la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en sitios visibles de anuncios de videovigilancia.
• La información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización.

REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DEL DATO

Todo Titular o causahabiente de Datos Personales tiene derecho a solicitar a DATAKNOW la eliminación total o parcial de sus Datos Personales de acuerdo al procedimiento establecido en la cláusula “Peticiones, quejas y reclamos”.

La supresión de Datos operará y será definitiva siempre y cuando los mismos: (a) no estén siendo tratados conforme a lo establecido por la legislación vigente, (b) hayan dejado de ser necesarios para la finalidad con la cual se recaudaron o, (c) se haya superado el periodo de tiempo requerido para cumplir con el fin por el cual se recaudaron.

DATAKNOW podrá negar la eliminación cuando: (a) El Titular tenga el deber legal y/o contractual de permanecer en la base de datos; (b) La supresión de los datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas en curso.

RESPONSABILIDAD DEMOSTRADA FRENTE AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

DATAKNOW S.A.S. adopta e implementa un modelo de Responsabilidad Demostrada (Accountability) mediante la ejecución de herramientas, políticas, controles internos y procedimientos efectivos para demostrar ante los Titulares y la Superintendencia de Industria y Comercio el cumplimiento continuo de las normas de protección de datos personales. En desarrollo de este principio, DATAKNOW procurará mantener mecanismos orientados a:

• Un sistema de administración y evaluación continua de riesgos asociados al tratamiento de la información, incluyendo los riesgos derivados del uso de herramientas tecnológicas, analítica de datos e Inteligencia Artificial.
• La evaluación de la necesidad de realizar y documentar Estudios de Impacto de Privacidad (EIP), cuando la naturaleza del tratamiento o el nivel de riesgo identificado así lo justifiquen.
• La evaluación e incorporación, cuando resulte procedente y técnicamente viable, de medidas de privacidad desde el diseño y por defecto (Privacy by Design y Privacy by Default) en el desarrollo e implementación de procesos, productos y soluciones tecnológicas.
• La implementación, cuando corresponda, de instrumentos contractuales adecuados, tales como acuerdos de transmisión de datos, Cláusulas Contractuales Modelo (CCM) u otros mecanismos jurídicos previstos en la normativa aplicable para proteger los flujos nacionales e internacionales de datos personales.
• La conservación de documentación suficiente que acredite las actividades de tratamiento, autorizaciones otorgadas y auditorías de seguridad periódicas realizadas.

PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS

Para efectos de recibir las peticiones, reclamaciones y consultas relacionadas con el manejo y tratamiento de datos personales, DATAKNOW ha destinado el correo electrónico [email protected] o mediante el siguiente formulario https://landings.dataknow.io/formulario-de-pqrs, para canalizarlas, estudiarlas y contestarlas. Por lo tanto, a dicha dirección podrán enviar sus solicitudes, las cuales se tratarán conforme lo dispone la Ley 1581:

Consultas: Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en nuestra base de datos. DATAKNOW suministrará a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, y se señalará la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos: El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante DATAKNOW, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

• El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a DATAKNOW con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, DATAKNOW requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado y se señalará la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
• En todo caso, el titular o el causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante DATAKNOW.
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• La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS SOBRE DATOS PERSONALES

El área de comunicaciones y Marketing, es la designada como responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el titular de los datos personales podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar y rectificar la información.

Para el efecto, todos los trabajadores de DATAKNOW que realizan el tratamiento de datos personales en las diferentes áreas están obligados a dar traslado al área de comunicaciones y Marketing de todas las peticiones, quejas o reclamos que llegaren a recibir.

VIGENCIA

Los datos personales serán conservados durante el tiempo que resulte necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados, mientras subsista la relación contractual o comercial con el Titular y, posteriormente, durante el tiempo que sea necesario para el cumplimiento de obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias, laborales o para la atención de eventuales responsabilidades derivadas del tratamiento. Una vez desaparecida la finalidad y vencidos los términos de conservación que resulten aplicables, los datos serán eliminados o sometidos a procesos de anonimización, salvo que exista un deber legal o contractual que exija su conservación.

Los datos personales de proveedores, empleados y accionistas se almacenarán mientras se mantenga la relación contractual con el Titular de la información y posteriormente mientras no se solicite la eliminación por el interesado, siempre y cuando exista una finalidad de archivo por la naturaleza de la relación que existió entre las partes.

La presente Política podrá ser modificada por DATA KNOW S.A.S. cuando resulte necesario para dar cumplimiento a cambios normativos, regulatorios, jurisprudenciales o a modificaciones en sus procesos internos de tratamiento de datos personales. Toda modificación será informada a los Titulares a través de los canales que la compañía disponga para tal efecto. Cuando la modificación recaiga sobre las finalidades del tratamiento o sobre aspectos que, de conformidad con la legislación aplicable, requieran una nueva autorización, DATA KNOW S.A.S. solicitará dicha autorización previamente a la implementación del cambio.

LEY Y JURISDICCIÓN APLICABLE.

Esta Política de tratamiento de datos personales tiene como base lo indicado en la Constitución Política de Colombia, así como en la ley 1581 de 2012 y demás normas reglamentarias que la modifiquen, adicionen o complementen.

DATOS DE RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Correo Electrónico: [email protected]

Página web: www.dataknow.io

Dirección: Carrera 48 20 34 Oficina 802 Centro Empresarial Ciudad del Río Torre 1, Medellín, Antioquia.

Teléfono: 3116249094

^[1] Organización para la Cooperación y Desarrollo Económico (OCDE). EXPLANATORY MEMORANDUM ON THE UPDATED OECD DEFINITION OF AN Al SYSTEM. Marzo 2024. https://www.oecd.org/content/dam/oecd/en/publications/reports/2024/03/explanatory-memorandum-on-the-updated-oecd-definition-of-an-ai-system_3c815e51/623da898-en.pdf