Contáctanos

Autorización de tratamiento
de datos personales

 

Autorización de tratamiento de datos personales Data Know S.A.S., sus matrices, filiales, subsidiarias y/o vinculadas económicas 

 

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, el Titular autoriza de manera previa, expresa e informada a DATA KNOW S.A.S. y a sus matrices, filiales, subsidiarias y/o vinculadas económicas (en adelante, «DATAKNOW» o «el Responsable») para el tratamiento de sus datos personales de forma manual y/o electrónica, ya sean suministrados directamente por el Titular o recolectados en las bases de datos de las cuales DATAKNOW actúa como Responsable, incluyendo su tratamiento, transmisión o transferencia a los aliados, filiales, subsidiarias y/o vinculadas económicas de DATAKNOW, de acuerdo con la Política de Tratamiento de Datos Personales publicada en el sitio web www.dataknow.io, la cual el Titular declara conocer y aceptar. 

 

La presente autorización aplica a todo Titular de datos personales que se relacione con DATAKNOW, incluyendo, según corresponda, clientes, proveedores, colaboradores, candidatos a un proceso de selección, aliados y demás terceros. Las finalidades descritas en esta autorización se aplicarán únicamente en la medida en que resulten pertinentes para el tipo de relación que el Titular mantenga con DATAKNOW. 

 

Los datos que podemos recopilar dependiendo de la naturaleza de la relación son: (i) Nombre completo. (ii) Tipo y número de documento de identidad. (ii) Género. (iv) Correo electrónico personal o institucional. (v) Número telefónico (fijo y/o móvil). (vi) Ubicación. (vii) Fecha de nacimiento. (viii) Estado civil. (ix) Nacionalidad. (x) Dirección de residencia. (xi) Profesión. (xii) Historial académico. (xiii) Experiencia laboral. (xiv) datos financieros (cuentas bancarias) (xv)Referencias personales y/o laborales. (xvi) Dirección IP de contacto. (xvii) Cookies. 

 

Responsable del Tratamiento de datos: DATA KNOW S.A.S., identificada con NIT. 901212206 – 9. Ubicada en Carrera 48 20 34 Oficina 802 Centro Empresarial Ciudad del Río Torre 1, Medellín, Antioquia. Sitio web: www.dataknow.io  – Telefóno: 3116249094. 

 

Conocimiento de la Política y de sus cambios: El Titular podrá conocer la Política de Tratamiento de Datos Personales de DATAKNOW y sus actualizaciones en cualquier momento a través del sitio web www.dataknow.io. Cualquier cambio sustancial que se produzca en dicha Política le será comunicado al Titular de manera oportuna, antes de su implementación, a través de los canales de contacto suministrados por este o mediante publicación destacada en el referido sitio web. 

 

Finalidades del tratamiento: DATAKNOW tratará los datos personales del Titular para las finalidades generales descritas en el literal A siguiente, aplicables a todo Titular, así como, según el tipo de relación que cada Titular mantenga con DATAKNOW, para las finalidades adicionales y específicas descritas en el literal B (Colaboradores) y en el literal C (Clientes y Proveedores). 

 

1)Finalidades Generales (Aplicables a todo Titular) 

 

  1. Ejecutar el objeto social y las actividades relacionadas con este, de carácter financiero, legal, contable, auditor, entre otros. 
  2. Mejorar los servicios de DATAKNOW mediante el estudio del comportamiento del Titular a través de cookies, para adaptarlos a sus gustos y necesidades. 
  3. Utilizar los datos del Titular para fines investigativos, analíticos y estadísticos orientados al desarrollo de productos o servicios relacionados con la ejecución del objeto social de DATAKNOW. 
  4. Dar cumplimiento a las obligaciones en cabeza del Responsable derivadas de relaciones comerciales o jurídicas establecidas con clientes, proveedores, colaboradores y Titulares en general. 
  5. Cuando resulte aplicable de acuerdo con la relación que el Titular mantenga con DATAKNOW, realizar la diligencia de consulta y reporte de información financiera, comercial y crediticia. 
  6. Realizar las verificaciones, consultas y demás actividades de debida diligencia que resulten aplicables para la prevención y gestión de riesgos relacionados con el lavado de activos, la financiación del terrorismo y demás conductas ilícitas, de conformidad con la normativa aplicable y las políticas internas de DATAKNOW. 
  7. Transferir o transmitir los datos personales del Titular a aliados, empresas filiales, subsidiarias y/o vinculadas económicas, proveedores y terceros, nacionales o extranjeros, para las finalidades establecidas en esta Política. Cuando dicha transferencia se realice hacia países que cuenten con un nivel adecuado de protección de datos personales, conforme a los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio, se efectuará con sujeción a dichos estándares. Cuando se realice hacia países que no cuenten con dicho nivel adecuado, DATAKNOW la llevará a cabo únicamente cuando se configure alguna de las excepciones previstas en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, mediante la suscripción de cláusulas contractuales modelo u otro mecanismo jurídico aplicable, o cuando medie la autorización expresa del Titular. 
  8. Enviar mensajes o realizar llamadas con fines informativos, para actualizar datos personales o verificar la identidad del Titular por razones de seguridad, a través de cualquier medio suministrado por este. 
  9. Prevenir abusos y fraudes en el uso de los servicios de DATAKNOW. 
  10. Seguridad y control de acceso. Captar, almacenar y analizar la imagen y/o voz del Titular a través de los sistemas de videovigilancia y/o control de acceso ubicados en las instalaciones de DATAKNOW, con el fin de garantizar la seguridad, controlar el ingreso a las instalaciones y verificar o autenticar la identidad del Titular. 
  11. Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos realizadas por Titulares, organismos de control y demás autoridades que, en virtud de la ley aplicable, deban recibir los datos personales. 

2)Finalidades para Colaboradores 

 

  1. Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por DATAKNOW con los trabajadores titulares de la información, en relación con el pago de salarios, prestaciones sociales y demás obligaciones consagradas en el contrato de trabajo y la normatividad laboral vigente. 
  2. Informar al trabajador las novedades que se presenten en desarrollo del contrato de trabajo y hasta después de su finalización. 
  3. Realizar estudios internos sobre los hábitos del trabajador titular de la información, o solicitar información personal para el desarrollo de programas o sistemas de gestión. 
  4. Trasladar, a título de transmisión o transferencia, la información recibida a las entidades judiciales y/o administrativas cuando ello sea necesario para el cumplimiento de las obligaciones de DATAKNOW como empleador en materia laboral, seguridad social, pensiones, riesgos profesionales, cajas de compensación familiar e impuestos. 
  5. Gestionar y desarrollar los procesos de selección de personal adelantados por DATAKNOW, incluyendo la evaluación de perfiles, verificación de información, búsqueda de antecedentes judiciales, comunicación con los postulantes y demás actividades necesarias para la correcta administración del proceso. 
  6. Tratamiento mediante inteligencia artificial. En virtud de la Política de Uso de Inteligencia Artificial de DATAKNOW, el tratamiento de datos personales mediante herramientas de inteligencia artificial se realizará exclusivamente respecto de los datos personales de los colaboradores de DATAKNOW, y estará sujeto a los niveles de sensibilidad y controles establecidos en dicha Política. DATAKNOW podrá tratar datos personales identificables de sus colaboradores mediante dichas herramientas exclusivamente para: (a) la gestión, seguimiento y reporte de proyectos internos; (b) la gestión del desempeño, asignación de personal y encuestas de clima organizacional; (c) el gobierno, clasificación y control de calidad de los datos de DATAKNOW; y (d) para la automatización de procesos de gestión humana y de la administración. Los datos personales de clientes, proveedores, sus representantes legales o trabajadores designados no serán tratados mediante herramientas de inteligencia artificial. Cuando corresponda, se aplicarán medidas de anonimización o seudonimización de los datos y las condiciones previstas en la sección “Datos sensibles” de la presente Política. En ningún caso este tratamiento dará lugar a decisiones individuales totalmente automatizadas que afecten al Titular sin la debida información y las garantías legales aplicables. 
  7. Captar, registrar, almacenar, reproducir y utilizar la imagen y/o voz del Titular mediante fotografías, videos, grabaciones de audio o video, entrevistas, reuniones presenciales o virtuales, actividades corporativas, eventos, capacitaciones, procesos de gestión laboral y demás actividades relacionadas con la relación laboral, con el fin de documentar, gestionar, soportar, comunicar o divulgar actividades, procesos e información de DATAKNOW, tanto para fines internos como, cuando corresponda, para fines institucionales, comerciales o publicitarios. 

 

La imagen y/o voz del Titular podrá ser tratada mediante herramientas tecnológicas, incluidas herramientas de inteligencia artificial, para finalidades relacionadas con la gestión y documentación de las actividades de DATAKNOW, tales como la transcripción y elaboración de actas o resúmenes de reuniones, generación y presentación de informes, elaboración de documentos o piezas de comunicación internas o externas, edición o transformación de contenidos audiovisuales y apoyo en la organización y gestión de información derivada de reuniones, capacitaciones, eventos y demás actividades corporativas. 

 

Cuando el tratamiento tenga como finalidad la divulgación o promoción de DATAKNOW, la imagen y/o voz podrá ser utilizada en medios físicos o digitales, incluyendo el sitio web institucional, redes sociales, presentaciones corporativas, material comercial, institucional o publicitario y otros canales de comunicación de DATAKNOW. 

 

  1. Configuración de mecanismos de autenticación biométrica en equipos de cómputo. Los colaboradores de DATAKNOW podrán, de manera opcional y a su propia discreción, configurar mecanismos de autenticación biométrica (tales como huella dactilar u otros sistemas de reconocimiento biométrico disponibles) en los equipos de cómputo asignados por DATAKNOW, con el fin de facilitar y dar mayor seguridad al acceso a dichos equipos. La configuración de dichos mecanismos es facultativa y corresponde exclusivamente al colaborador activarla, gestionarla o desactivarla. Los datos biométricos correspondientes se almacenan de forma local en el dispositivo, sin que DATAKNOW recolecte, tenga acceso o almacene dicha información en sus sistemas o bases de datos centralizadas. 
  2. Control de acceso al inmueble. DATAKNOW podrá compartir el nombre e identificación de sus colaboradores con la administración, copropiedad o empresa de seguridad del edificio o inmueble donde se encuentren ubicadas sus instalaciones, con el único fin de permitir y controlar su ingreso a dichas instalaciones. Dicha administración actúa como Responsable independiente respecto de los sistemas de control de acceso o reconocimiento biométrico que opere para sus propios fines de seguridad, frente a los cuales DATAKNOW no tiene control, injerencia ni responsabilidad. DATAKNOW informará a sus colaboradores sobre la existencia de dichos mecanismos y sobre el carácter facultativo del escaneo biométrico, cuando así lo disponga la administración del inmueble. 

3)Finalidades para Clientes y Proveedores 

 

  1. Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por DATAKNOW con sus clientes y/o proveedores. 
  2. Enviar información sobre cambios en las condiciones de los servicios adquiridos, y notificar sobre nuevos servicios o productos. 
  3. Gestionar procesos de facturación, cobro, pagos, cuentas por cobrar y por pagar, conciliaciones, retenciones, obligaciones tributarias y demás actividades financieras. 
  4. Realizar evaluaciones periódicas de los servicios de DATAKNOW con el fin de mejorar su calidad. 
  5. Enviar mensajes de texto, correos electrónicos, mensajes de datos o realizar llamadas con fines de publicidad de los servicios de DATAKNOW, sus asociados o proveedores, actualmente y en el futuro, así como para gestión de cobro, invitaciones a eventos, boletines y gestión propia de la relación contractual, dentro del horario establecido por la norma aplicable, a través de cualquier medio suministrado por el Titular. 
  6. Elaborar estudios y programas necesarios para determinar hábitos de consumo. 
  7. Realizar encuestas de satisfacción, las cuales el Titular no queda obligado a contestar. 
  8. Evaluar, seleccionar, contratar, administrar y hacer seguimiento a proveedores, contratistas, consultores y demás terceros, incluyendo la verificación de la información necesaria para establecer y mantener dichas relaciones. 

Datos sensibles: DATAKNOW no solicitará datos de naturaleza sensible, esto es, datos que afecten la intimidad del Titular o cuyo uso indebido pueda generar su discriminación, tales como aquellos que revelen origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, afiliación sindical, datos de salud, vida sexual y datos biométricos. Excepcionalmente, cuando dicho tratamiento resulte necesario para alguna de las finalidades aquí descritas, DATAKNOW garantizará que: (1) se cuente con la autorización previa, informada, explícita y expresa del Titular para ese tratamiento específico; (2) se informe al Titular, en dicho momento, el carácter facultativo de responder preguntas sobre datos sensibles, o sobre datos de niños, niñas y adolescentes; (3) no se condicione ninguna actividad a la entrega de este tipo de datos; y (4) su tratamiento esté reglamentado expresamente por la ley. 

 

Derechos del Titular: El Titular tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales; solicitar prueba de la autorización otorgada para su tratamiento; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por el uso indebido de sus datos personales; ser informado sobre el uso que se ha dado a los mismos, incluyendo su tratamiento en sistemas de inteligencia artificial; revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos en los casos en que sea procedente; y acceder en forma gratuita a los mismos, mediante solicitud escrita dirigida al correo electrónico [email protected]. 

En constancia de haber leído y comprendido la presente autorización, el Titular autoriza de forma libre, consciente, expresa e informada el tratamiento de sus datos personales a DATA KNOW S.A.S.